Cómo mejorar la productividad en tu blog colaborativo

Cada vez es más habitual encontrarse blogs colaborativos, sobre todo en los campos de la enseñanza, la medicina, tecnología o en temas culturales. En ellos varios autores publican sus artículos siguiendo una línea temática específica tratando el contenido de una manera transversal. Estos blogs se nutren de la visión y forma de comunicar personal de cada uno de sus autores lo que le aporta gran valor como medio.

¿Qué plataforma escoger para nuestro blog colaborativo?

Aunque la plataforma Blogger permite invitar a usuarios a publicar en un determinado blog en categoría de invitados, el proceso es más complejo que si utilizamos WordPress como gestor de contenidos. WordPress ha desarrollado su plataforma con vistas a poder crear sitios colaborativos que sean más fáciles de gestionar. Para ello existen también plugins que ayudan a gestionar las publicaciones.

Juntos, pero no revueltos

Como antes comentaba, un blog colaborativo cuenta con la participación de varios autores y por ello es conveniente organizar las publicaciones, evitando así publicar temas duplicados. La figura del administrador es fundamental en estos casos. Gracias a la ayuda de un sencillo plugin gratuito para WordPress llamado Cleverness To-Do List, la tarea de asignar temas o tareas a un usuario determinado será pan comido.

Cleverness To-Do List permite tener listas privadas de tareas pendientes para cada usuario o compartirlas entre el resto de usuarios. Este plugin permite un alto nivel de personalización según las necesidades o elementos que queramos usar. Permite asignar tareas pendientes a un usuario específico, además de enviarle por correo electrónico la tarea o publicación pendiente. Es posible también asignar diferentes niveles de permisos según los usuarios.

Cómo configurar Cleverness To-Do List

Lo primero que deberemos hacer es instalar el plugin que podremos encontrar fácilmente en el propio buscador de plugins de WordPress en la pestaña del Escritorio Plugins >> Añadir Nuevo >> Buscar. Una vez instalado y activado en nuestra barra lateral izquierda del panel de control de wordpress aparecerá la pestaña correspondiente al plugin.

Lo primero que debemos hacer es dirigirnos a la pestaña «Settings» para configurar su funcionamiento.

Dentro de la opción «Settings» vamos a poder configurar el plugin para que se adapte a nuestras necesidades. En la primera pestaña «Configuración de la lista de tareas» las opciones que más nos van a interesar son las siguientes: Actívalo para poder organizar las tareas por categorías. Nos permite seleccionar cómo se mostrará la lista de tareas. La opción «Individual» permite a cada usuario tener su propia lista de tareas privadas. La vista «Grupo» permite a los usuarios compartir una misma lista de tareas. La vista «Master» permite tener una lista maestra para todos los usuarios con gestión individual. Mostrar Fecha de Finalización. Muestra en la lista de tareas cuando se terminó la tarea. Mostrar Fecha Límite» Muestra en la lista de tareas el día en el que la tarea debería estar finalizada.

Si estamos usando la vista en grupo o maestra, deberemos comprobar la configuración de permisos de usuarios en la pestaña «User Permissions» para asegurarnos de que los usuarios sólo pueden editar las tareas que les pertenecen.

Para poder asignar una tarea a un usuario es imprescindible que tengamos activado el tipo de vista de grupo o maestro. Una vez activado, al crear una nueva tarea nos permitirá seleccionar uno de los usuarios creados en nuestro wordpress. En la pestaña «Advanced Settings» podremos personalizar también el email desde el que se enviarán las tareas, así como el asunto y el texto que recibirá el usuario en su mail.

En nuestra opinión, una lista de tareas es una herramienta muy útil para aumentar la productividad y, en este caso nos puede servir también para poder comprobar en todo momento el estado en que se encuentra un artículo, ver a quién se le ha asignado un tema y que los usuarios reciban en su email las indicaciones para la publicación que se les ha asignado.